Pourquoi votre adresse email LWS peut être suspendue ?

Procédure

Introduction

Les adresses email suspendues pour inactivité peuvent poser des problèmes aux utilisateurs de LWS. Cette documentation vise à expliquer les raisons derrière cette suspension, la procédure de déblocage, et les meilleures pratiques pour éviter tout nouveau blocage. Il est crucial de maintenir une adresse email active pour garantir une communication fluide et prévenir les problèmes liés à l'inactivité.

I. Pourquoi votre adresse email LWS est suspendue ?

Nous estimons qu'une adresse n'ayant eu aucune connexion durant les 90 derniers jours d'un utilisateur pour consulter son contenu est une adresse email dormante.

Dans la grande majorité des cas, ces adresses ont été créées pour réaliser des tests ou encore pour un collaborateur qui ne l'utilise pas ou qui ne fait plus partie de la structure.

Une adresse email créée, mais inutilisée, est consommatrice de ressources qui pourraient être mieux valorisée. Une adresse mail non consultée peut continuer à réceptionner ou rediriger des mails qui vont monopoliser de l'espace de stockage sur le serveur, sur notre système de sauvegarde quotidienne des données de nos clients, mais aussi générer du flux de bande passante générée par les réceptions d'emails. De plus, ce type d'adresses emails qui parfois reçoivent des mails en spam, peut rediriger automatiquement ces mails et donc impacter la réputation des IP des serveurs de LWS. Il est donc important de ne pas laisser des adresses emails fonctionner en autonomie sans que personnes ne s'en préoccupent.

II. Comment vérifier si mon adresse email est suspendue pour inactivité ?

Lorsqu'une adresse email est inutilisée, notre système la détecte et envoi un mail à l'adresse email de contact du compte client ainsi que sur l'adresse email concerné 7 jours avant la suspension afin que l'utilisateur de celle-ci puisse faire le nécessaire avant que la suspension soit effective.

Un second mail est envoyé au moment de la suspension de l'adresse email par le système pour notifier le propriétaire du compte de cette suspension.

Si, malgré nos avertissement et notification, l'adresse email est suspendue, l'utilisateur peut vérifier l'état de suspension d'une adresse email en suivant ces étapes depuis son compte client LWS :

Étape 1 : Vous devez tout d'abord vous connecter à votre espace client LWS afin d'accéder à la gestion de votre hébergement ou de votre service mail Pro.

Étape 2 : une fois dans la gestion de votre hébergement, repérez la rubrique "Adresses emails". Ensuite, cliquez sur "Administration E-mails".

Étape 3 : Visualisez le listing des adresses emails. L'adresse suspendue doit avoir l'état "désactivé" si elle est bien concernée par cette procédure de suspension.

III. Procédure de déblocage d'une adresse email LWS inactive

Afin de réactiver une adresse email suspendue rapidement, vous pouvez suivre ces étapes :

Étape 1 : Vous devez tout d'abord vous connecter à votre espace client LWS afin d'accéder à la gestion de votre hébergement ou de votre service mail Pro.

Étape 2 : une fois dans la gestion de votre hébergement, repérez la rubrique "Adresses emails". Ensuite, cliquez sur "Administration E-mails".

Étape 3 : Visualisez le listing des adresses emails et cliquez sur le bouton "Débloquer" de l'adresse concernée.

Une seconde solution est de tout simplement se connecter à l'adresse email concernée pour la réactiver au moins 90 jours.

IV. Quelques solutions pour éviter toute suspension

Vous effectuez une redirection des mails vers une ou plusieurs autres adresses email.

Si cette adresse email est inutilisée, mais que son seul intérêt est de rediriger les mails vers une autre adresse, alors plusieurs solutions existent :

• Si la redirection n'est que vers une seule adresse email, vous pouvez directement créer une adresse email de redirection. 
• Si la redirection est effectuée vers plusieurs adresses emails, alors nous vous conseillons de passer par une liste de diffusion.

Vous avez une adresse email dédiée pour l'envoi de mail avec votre site avec authentification SMTP

Dans ce cas de figure, plusieurs conseils peuvent vous permettre d'éviter un problème de suspension :

• Utiliser la fonction "mail()" du langage de programmation PHP pour envoyer les mails de votre site Internet. Pour des CMS tels que WordPress ou Prestashop, des extensions gratuites existent pour effectuer cette opération simplement.
• Authentifier votre site en SMTP avec une adresse email que vous utilisez quotidiennement pour échanger avec vos prospects, clients, communautés, etc.

Dans tous les cas, n'oubliez pas que parfois, les destinataires des emails de votre site peuvent y répondre et qu'il est intéressant de consulter régulièrement cette adresse email pour ne pas passer à côté d'une information importante.

Conclusion

En maintenant votre adresse email LWS active et en suivant les meilleures pratiques de sécurité, vous éviterez les suspensions pour inactivité. Assurez-vous d'utiliser régulièrement votre adresse email et de bénéficier des fonctionnalités de sécurité offertes par LWS pour une expérience de communication fluide et fiable. Si vous rencontrez des problèmes, n'hésitez pas à contacter le support client LWS pour une assistance supplémentaire.